Hoe zet je social media in voor je event?

Zet social media in om mensen te betrekken, motiveren en activeren voor jouw event. Op een manier die bij hen past en in een stijl die jouw event onderscheidt. Hoe pak je het aan?

Over het nut van het inzetten van social media tijdens events is geen twijfel meer nodig. Wie op een laagdrempelige manier in contact wil komen met potentiële gasten, publiek en promotors en wil dat zij voor jouw event gaan ‘werken’, zet deze online media zonder bedenkingen in. Hoe je dat doet, hangt af van je doel, je doelgroep en jouw eigen stijl. We inspireren je graag met een aantal ideeën en praktische tips.

Voor, tijdens en na het evenement

Voor een event heb je gasten nodig. Die wil je aanzetten om zich aan te melden, anderen uit te nodigen en om na afloop positieve berichten over jouw activiteit te verspreiden. Dat doe je door ze te betrekken, te enthousiasmeren en te motiveren. Social media zijn daarom nuttig:

• in de aanloop naar het evenement
• tijdens het evenement
• na afloop van het evenement

Het is een continu proces van mensen meenemen en in gesprek zijn. Het principe is niet anders dan offline zakelijke promotie, met het verschil dat het veel sneller gaat. En dat het veel mogelijkheden tot interactie biedt.

Met wie wil je contact en via welke kanalen?

Voordat je berichten via social media de online wereld in stuurt, bedenk je wie je wilt bereiken. En waar deze mensen zich online bewegen. Verdiep je bijvoorbeeld in de cijfers van het socialmediagebruik in Nederland. Voor zakelijke evenementen, symposia, congressen en dergelijke zijn dat voornamelijk LinkedIn, Twitter en Facebook. Voor recreatieve evenementen zijn dat vooral Facebook, Instagram en Snapchat. Als organisator van een evenement bepaal je zo welke socialmediakanalen je gaat inzetten. Social media zijn aan trends onderhevig. Door daarvan op de hoogte te blijven, kun je tijdig inspringen op nieuwe ontwikkelingen. Lees bijvoorbeeld de social mediatrends voor 2018.

Wat mensen niet mogen missen

Als je weet wie je wilt bereiken met welk doel, is het makkelijker te bedenken wat voor berichten je wilt verspreiden. Om meer mensen naar je evenement te krijgen, laat je weten wat mensen absoluut niet mogen missen. Je vertelt concreet over het programma en vooral over de extra’s daarin. Wat onderscheidt jou van andere vergelijkbare events? Welke sprekers en nieuwe elementen zitten er in je programma? Komt er een livestream of eventapp die ze alvast kunnen downloaden? Alles met als doel om ze op te warmen en natuurlijk te motiveren om zich in te schrijven.

Deel interessante content

Een van de belangrijkste voordelen van social media is interactie. Het laat mensen over jouw evenement praten. Zorg daarom dat je inhoud hebt die interessant genoeg is om te delen. Dat kan gaan over een populaire spreker die komt, voorbereidingen achter de schermen, toegangskaarten die je kunt winnen of de grote bezoekersaantallen en de eerste indrukken van je bezoekers tijdens het event.

Triggeren om te klikken

Social media zijn vooral ingesteld op visuele communicatie. Het gaat om beeld; foto’s, video’s en animaties, voorzien van korte toelichting en een voor jouw event bedachte hashtag, zoals #succesevent2018 of #itcongresNL. Je wilt mensen triggeren om te klikken. Klikken naar de knop ‘delen’ of ‘liken’, om te retweeten of door te gaan naar je website voor meer informatie. Nodig ze uit en stel ook eens vragen waar lezers op kunnen reageren. Vragen die bezoekers tijdens je event beantwoord willen hebben bijvoorbeeld.

Strategie en planning voor meer effect

Communiceren via social media heeft structuur nodig. Lukraak wat berichten posten heeft niet veel zin. Om mensen mee te nemen, te inspireren en vooral te activeren bouw je de betrokkenheid zorgvuldig op. Stel daarom van tevoren een strategie vast en maak een planning in de vorm van een contentkalender. Socialmediaberichten kun je goed van tevoren bedenken en klaarzetten, inclusief de visuele elementen zoals foto’s en video’s of links. Facebook heeft deze mogelijkheid tot inplannen, maar er zijn ook speciale tools als Hootsuite, Buffer en Everypost voor bijvoorbeeld Twitter en LinkedIn.

Wat moet je meer aan denken?

Om te zorgen dat de je socialmediabeleid optimaal effect heeft, nog een aantal randvoorwaarden:

• Begin op tijd; dat kan zomaar een aantal maanden tot een half jaar van tevoren zijn
• Zorg voor goede wifi-verbinding op je eventlocatie; ook tijdens het event gaat het social mediaverkeer door en blijft interactiviteit met je publiek belangrijk
• Herhaal je boodschap, maar varieer met verschillende foto’s, video’s en teksten
• Zorg voor actualiteit en reageer snel op berichten van je volgers; dat betekent ook buiten gebruikelijke werktijden actief zijn
• Laat je tijdens het event ook de social media zien; dat kan via een eventapp zoals deze, of een social wall waar alle berichten over jouw event live voorbijkomen.

Meer tips delen?

Twijfel je nog over de inzet van social media bij je evenement? Realiseer je dan dat je op geen enkele andere wijze zo efficiënt mensen bereikt en interactief kunt betrekken. Daarom nog even alle tips op een rij:

1. Zet sociale media in de aanloop naar, tijdens en na afloop van je evenement in.
2. Stel vast op welke social mediakanalen je bezoekers zitten.
3. Vertel wat mensen niet mogen missen.
4. Plaats inhoud die interessant is om te delen.
5. Trigger om te klikken op jouw berichten.
6. Maak aan de hand van je strategie een contentkalender
7. Begin op tijd met het verspreiden van nieuws
8. Zorg op je eventlocatie voor goede wifi-verbinding
9. Herhaal je boodschap
10. Zorg voor actualiteit en reageer snel

Voor verdere toelichting en nog meer inspiratie, kun je natuurlijk altijd contact opnemen. Als gastlocatie zien we regelmatig mooie voorbeelden die we graag delen. Dat geldt misschien ook voor jou. 

Dit artikel werd eerder gepubliceerd op EvenementOrganiseren.nl. Bron foto: Vakmedianet / Coen de Jong