Wat je niet moet vergeten bij het versturen van de uitnodigingen

Het versturen van een uitnodiging klinkt simpel, maar er komt meer bij kijken dan je denkt. Je begint met aankondiging van je event voordat je de officiële uitnodiging verstuurt, en vraag je aan je gasten of ze die datum vrij kunnen houden. Maar naar wie mag je die uitnodiging eigenlijk allemaal sturen? En wat zet je dan in zo’n uitnodiging?

Het versturen van een uitnodiging klinkt simpel, maar er komt meer bij kijken dan je denkt. Je begint met aankondiging van je event voordat je de officiële uitnodiging verstuurt, en vraag je aan je gasten of ze die datum vrij kunnen houden. Maar naar wie mag je die uitnodiging eigenlijk allemaal sturen? En wat zet je dan in zo’n uitnodiging?

3 maanden van tevoren - save the date

Om er zeker van te zijn dat je genodigden beschikbaar zijn op de dag van jouw event, stuur je ruim van tevoren een vooraankondiging. Als je hier op tijd mee bent, voorkom je dat de agenda van jouw bezoekers volgepland zit. Helemaal als je jouw evenement houdt in een redelijk drukke periode, is het verstandig om minstens drie maanden van tevoren een save the date-bericht te sturen.

In die aankondiging vermeld je uiteraard de datum van je evenement. Het is ook handig om alvast de locatie van je event te delen, zodat mensen in hun agenda rekening kunnen houden met eventuele reistijd. Tot slot deel je het doel van het event en welke onderwerpen je wil bespreken die dag (of dagen). Vermeld in de vooraankondiging ook wanneer je gasten zich kunnen aanmelden voor je evenement of wanneer je hun r.s.v.p. verwacht.

1,5 maand van tevoren - uitnodigingen versturen

Als je website helemaal rond is en je hebt een goed registratiesysteem ingericht, dan is het tijd om de uitnodigingen te gaan versturen! Je hoopt natuurlijk dat de genodigden na het lezen van deze uitnodiging aangeven dat ze komen en ook daadwerkelijk op je event aanwezig zijn. Om ervoor te zorgen dat je uitnodiging zo aantrekkelijk mogelijk is, hebben we wat tips voor je.

Schrijfstijl

Probeer je in de uitnodiging te focussen op de voordelen voor de genodigde, in plaats van op alles wat jij aan te bieden hebt. Zeg bijvoorbeeld niet “we hebben de volgende sprekers uitgenodigd”, maar “je kunt de volgende sprekers bewonderen”.  Zo maak je duidelijk dat je gast centraal staat op jouw event.

Wees onderscheidend

De kans bestaat dat jouw uitnodiging een van vele is in de mailbox van je publiek. Probeer je uitnodiging het publiek aanspreekt en dat ze de e-mail openen. Als ze die e-mail al niet eens openen, is de kans erg klein dat ze wel naar je event zullen komen. Onderscheid jezelf van alle concurrenten in de mailbox!

Wie mag je mailen?

Sinds de Europese regelgeving op het gebied van privacy is aangepast, mag je niet zomaar meer iedereen aankondigingen en uitnodigingen voor je event sturen. Bestaande klanten (die een product of dienst bij je hebben afgenomen) mag je benaderen met direct marketing. Mensen die nog geen klant zijn (daaronder vallen ook de mensen die zich alleen hebben aangemeld voor je nieuwsbrief: die zijn geen klant!) mag je niet zomaar benaderen. Je potentiële klanten mag je alleen benaderen als je daar toestemming voor hebt gekregen.

2 weken van tevoren - sluit registraties

Twee weken voor de start van je event sluit je de registraties. Dan weet je precies met hoeveel mensen je rekening moet houden, en heb je nog tijd om dat eventueel te delen met de locatie van je event en/of catering.

1 week van tevoren - verstuur herinnering

Na het opstellen van je definitieve gastenlijst, kun je iedereen een herinnering voor het event sturen. Dit is een goede kans om je publiek te enthousiasmeren voor het event en de kans op no-show te verkleinen. In deze herinnering kun je ook nog praktische informatie vermelden, zoals een plattegrond, informatie over de garderobe of een lijst met dingen die mensen nodig gaan hebben op je event.