Een goede locatie voor je zakelijke evenement is goud waard. De opstelling in de zaal of andere ruimte(s) doet veel in de beleving van je gasten. Hoe pak je het aan?
Een goede locatie voor je zakelijke evenement is goud waard. We vertelden al eens over het belang van sfeer en beleving bij het kiezen van een locatie. De opstelling in de zaal of andere ruimte(s) doet veel in de beleving van je gasten en sprekers of artiesten. Waar moet je rekening mee houden om hierin de goede keuzes te maken?
Het kiezen van een handige opstelling in je zaal hangt uiteraard samen met het gebruik ervan. Voor een receptie zijn veel minder zitplaatsen nodig dan voor een congres. Voor een diner met een vaste opstelling deel je een ruimte anders in dan bij een lopend buffet. Bij een zakelijke bijeenkomst waar workshops in het programma zijn opgenomen creëer je een aantal flexibele zitjes. En een opstelling voor een vergadering moet juist weer vast en logisch ingedeeld zijn.
Voor de deelnemers aan je evenement heb je een programma opgesteld. Voor de ontvangende locatie is het goed om dit programma ook te kennen, is de ervaring van Josine. Spreek het samen op hoofdlijnen door, zodat de gastlocatie weet wat de deelnemers komen doen.
Vergaderen, luisteren, schrijven, bespreken of zelfs interactieve sessies; soms moeten er wat aanpassingen in de zaal plaatsvinden. Verder is het van belang of het plenair plaatsvindt of ook in kleine groepen. Zo kan de ontvangende locatie je geschikte ruimtes en bijbehorende opstellingen voorstellen.
Veel zitten en luisteren betekent dat je comfortabel moet kunnen zitten. Bij een bijeenkomst met veel gasten is een theateropstelling efficiënt. Bij het houden van besprekingen moeten de deelnemers elkaar kunnen zien; dan adviseert Josine een carré- of U-vorm qua tafelschikking. Bij presentaties kies je een plek voor de spreker waar alle gasten goed zicht op hebben. En bij een actieve teambuilding is ruimte nodig om te kunnen wisselen van plek, om zo in wisselende samenstellingen en het liefst in verschillende omgevingen aan de slag te kunnen gaan.
Om te weten of een zaal geschikt is voor een bepaald evenement of een onderdeel hiervan, kun je het beste berekenen hoeveel ruimte er per persoon nodig is. Daar zijn normen voor, die ook rekening houden met gangpaden en veiligheidsaspecten als vluchtroutes. Zo reken je voor een buffet of diner 1,5 tot 2 m² per persoon en voor een theater- of vergaderopstelling 0,5 m² per persoon. Dit zijn netto oppervlaktes, waarbij ruimte voor podia, technische voorzieningen en aankleding van de ruimte niet zijn meegenomen.
Naast de deelnemers van je event zijn er personen voor wie je speciale ruimte wilt reserveren. Wijs deze plekken van te voren aan en bepaal ook daarvoor de benodigde vierkante meters. Je kunt daarbij denken aan:
Voor een prettige, efficiënte en veilige indeling van je zaal nog een paar praktische tips:
Neem de zaalopstelling op in je draaiboek. Bepaal tijdig met welke opstelling de presentaties, optredens, vergadering of andere invullingen het beste tot hun recht komen.
Dit artikel werd eerder gepubliceerd op www.events.nl en is geschreven door Josine Wouters, Hoofd Sales & Events van het Safari Meeting Centre.
Jaarlijks maakt Meeting Magazine in januari de winnaars bekend van de Publieksprijzen voor de Beste…
16 januari 2024
Sinds vrijdag 30 juli 2021 bieden we de mogelijkheid om 24 elektrische auto’s tegelijkertijd te late…
2 augustus 2021
Consumenten roepen Koninklijke Burgers’ Zoo uit tot klantvriendelijkste leisure bedrijf van Nederlan…
17 november 2020